Khám phá các lợi ích của ERP với doanh nghiệp

1. Hệ thống ERP là nền tảng minh bạch vận hành và tiền đề cho tự động hóa.

Theo quan điểm của các chuyên gia BeeSuite, hệ thống ERP là kiến trúc phần mềm tích hợp, quản lý các nguồn lực cốt lõi thông qua một cơ sở dữ liệu duy nhất. Tuy nhiên, để thực sự biến khoản đầu tư này thành lợi thế cạnh tranh, doanh nghiệp cần thay đổi tư duy.

Minh bạch trong vận hành: Một trong những lợi ích của hệ thống ERP là số hóa quy trình vận hành toàn diện. Sự số hóa này buộc mọi giao dịch, mọi hành động phải được ghi nhận và chuẩn hóa.

 Dữ liệu minh bạch tức thời: ERP giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt Insight về hoạt động doanh nghiệp (từ tình hình vận hành cho đến báo cáo tài chính) một cách kịp thời. Không còn dựa vào báo cáo tổng hợp thủ công, mọi quyết định đều dựa trên dữ liệu.

 Tập trung dữ liệu và tối ưu ra quyết định: Việc tạo ra dữ liệu sạch và đồng bộ giúp giảm thiểu quyết định dễ sai sót do thiếu thông tin.

2. Tương lai của ERP: Định vị ERP là tiền đề cho AI & RPA.

Một thực tế là, trong giai đoạn đầu, việc triển khai ERP sẽ phát sinh thủ tục nhập liệu mới, thậm chí làm tăng gánh nặng hành chính cho nhân sự. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp ngần ngại.

Tuy nhiên, như BeeSuite luôn nhấn mạnh: Đây là sự đánh đổi cần thiết để có được dữ liệu và ERP sẽ sử dụng dữ liệu này để cung cấp Insight cho ban lãnh đạo doanh nghiệp. Vấn đề thực sự của đội ngũ triển khai ERP và khách hàng là cùng nhau tìm ra giải pháp để tối ưu quy trình vận hành thực tế và quy trình nhập liệu để đảm bảo làm sao công việc xử lý dữ liệu đầu vào là ít nhất và chính xác nhất.

 Không tối ưu ngay, nhưng là tiền đề: Triển khai ERP chưa chắc giúp tối ưu nghiệp vụ của nhân sự ngay lập tức, nhưng nó là điều kiện tiên quyết để triển khai các công nghệ có khả năng tự động hóa cấp cao như AI (Trí tuệ Nhân tạo) hay RPA (Robotic Process Automation).

 Dữ liệu sạch và minh bạch dẫn đến quyết định nhanh chóng và đúng đắn: Khi ERP hoàn tất việc chuẩn hóa dữ liệu, Chủ doanh nghiệp mới có được cái nhìn minh bạch và toàn diện về vận hành, từ đó mới có cơ sở ra quyết định chiến lược đúng đắn và định vị các quy trình cần được tự động hóa bằng công nghệ hiện đại.

3. 10 lợi ích của phần mềm ERP.

Dưới đây là một số lợi ích của việc ứng dụng ERP theo góc nhìn và quan điểm của chúng tôi:

 Chuyển đổi từ dữ liệu thô, dữ liệu phân mảng từ các hệ thống rời rạc sang dữ liệu tập trung trên cùng một cơ sở dữ liệu: Đảm bảo tính nhất quán dữ liệu xuyên suốt các module (FICO, SCM, CRM). 

 Tối ưu hóa vòng quay vốn lưu động: Đồng bộ hóa các chỉ số AP/AR và Tồn kho, giảm thiểu tồn đọng vốn và tối ưu vòng quay tiền mặt. 

 Tăng hiệu suất xử lý thu mua: Áp dụng Three-Way Matching tự động hóa, tăng cường kiểm soát chi phí đầu vào. 

 Chuẩn hóa Quy trình SCM: Dự báo nhu cầu chính xác, giảm chi phí tồn kho và loại bỏ chi phí thiếu hàng. 

 Tăng tốc độ đóng sổ kế toán: Rút ngắn thời gian kết thúc kỳ kế toán từ hàng tuần xuống còn vài ngày, giải phóng nguồn lực cho phân tích. 

 Quản lý chất lượng: Theo dõi tỉ lệ hư hỏng theo thời gian thực, giảm thiểu chi phí làm lại (rework-cost). Tăng chỉ số OEE trong hoạt động quản lý sản xuất.

 Cải thiện tương tác và trải nghiệm Khách hàng: Cung cấp thông tin tồn kho và đơn hàng chính xác, tối ưu kế hoạch giao hàng / bàn giao dự án từ đó tăng trải nghiệm khách hàng của cả bán lẻ và bán sỉ. 

 Tối ưu hóa nguồn lực: Sử dụng dữ liệu thực tế để phân bổ tài nguyên, giảm thời gian nhàn rỗi và tăng hiệu suất của nhân viên. 

 Tăng cường tuân thủ pháp lý & Kiểm soát rủi ro: Hệ thống hóa các quy trình kiểm soát nội bộ, tự động hóa việc lập báo cáo tuân thủ quy định của pháp luật (ví dụ: Thuế, IFRS/VAS), giảm thiểu rủi ro Fraud và các sai sót pháp lý do thiếu sót dữ liệu. 

 Minh bạch hóa chi phí vận hành: Tự động tính toán giá vốn hàng bán chi tiết (bao gồm cả chi phí chung và chi phí sản xuất), cho phép định giá sản phẩm chính xác và cải thiện tính chính xác của biên lợi nhuận gộp (Gross Margin).

Triển khai ERP là khoản đầu tư cần thiết để đạt được Vận hành xuất sắc (Operational Excellence), đảm bảo dữ liệu Sạch và thúc đẩy tính minh bạch trong vận hành kinh doanh. Từ đó làm tiền đề cho tăng trưởng bứt phá trong môi trường kinh doanh đầy thách thức.

Đọc thêm: Sự khác biệt giữa ERP, CRM và SCM: Phân biệt các hệ thống quản lý cốt lõi.

4. Intelligent ERP và tích hợp AI Agent.

Đọc thêm: Lịch sử phát triển của ERP.​

​Giá trị thực sự của minh bạch dữ liệu mà ERP tạo ra được phát huy tối đa khi kết hợp với Trí tuệ Nhân tạo (AI). Đây là lúc tối ưu nghiệp vụ nhân sự và tăng trưởng cấp cao xảy ra. 

Vai trò quyết định của AI Agent: Phân tích Insight và tự động hóa các thủ tục trên hệ thống phần mềm.. 

AI Agent là các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) có khả năng lập luận, lên kế hoạch và thực thi các tác vụ một cách độc lập. Khi tích hợp vào lõi ERP (với dữ liệu đã được làm sạch):

 Khai thác Insight và hỗ trợ ra quyết định: AI Agent không chỉ tổng hợp báo cáo mà còn phân tích Insight chuyên sâu (Ví dụ “Xác định 3 nhà cung cấp có chi phí ẩn cao nhất do lỗi giao hàng 3 quý liên tiếp”), cung cấp hành động đề xuất kịp thời.

 Tự động hóa quy trình lõi: Dựa trên Insight, AI Agent có thể tự động hóa các quy trình lặp lại trên ERP (ví dụ một use case mà đội ngũ BeeSuite đang nghiên cứu: Tự động điều chỉnh cấu hình min/max của tồn kho dựa trên dữ liệu bán hàng và vòng quay tồn kho).

ERP cung cấp dữ liệu chuẩn và minh bạch; AI Agent biến dữ liệu đó thành Insight và tự động hóa quá trình ra quyết định.

5. Kết luận.

Đầu tư vào ERP là quyết định chiến lược để doanh nghiệp sở hữu hệ thống quản lý vận hành hiện đại. Việc triển khai ERP luôn là một dự án Chuyển đổi Kinh doanh toàn diện. 10 lợi ích của ERP được nêu chính là ROI hữu hình mà doanh nghiệp có thể dễ dàng đo lường. 

BeeSuite không chỉ cung cấp giải pháp ERP mà còn đóng vai trò là đối tác chiến lược, đồng hành cùng doanh nghiệp vượt qua thách thức nhập liệu/chuẩn hóa dữ liệu ban đầu. Điều này giúp bạn sẵn sàng bước vào kỷ nguyên Intelligent ERP.